Ile czasu tracisz na sporządzanie protokołów przekazania samochodów czy wypełnianie innych dokumentów związanych z Twoją flotą pojazdów? Dodajmy do tego górę papierów, ryzyko zgubienia ważnego dokumentu czy konieczność zagospodarowania przestrzeni na archiwum, a łatwo można zauważyć, że „papierologia” może pochłonąć sporo czasu i środków.
A przecież można to wszystko znacznie uprościć, tworząc cyfrową dokumentację floty, do której będziesz mieć dostęp z poziomu aplikacji na smartfona.
Inwestując w nowoczesne i zdigitalizowane rozwiązania, nie tylko usuniesz zbędny balast w postaci papierowych dokumentów, ale również zyskujesz dostęp do zupełnie nowych narzędzi, które pozwalają optymalizować wydatki i sprawniej zarządzać całą flotą.
Spis treści
Cyfrowa dokumentacja floty pojazdów dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw
Mogłoby się wydawać, że stosowanie nowoczesnych systemów telematycznych i narzędzi do zarządzania flotą to opcja dla największych graczy na rynku. Prawda jest jednak taka, że współcześnie cyfrowe rozwiązania to nie tylko moda – to wręcz konieczność.
Niektóre korzyści, takie jak usprawnienie procedur czy większą przejrzystość danych, zauważysz od razu po wdrożeniu systemu, inne z kolei pojawią się z czasem.
Do tych drugich można zaliczyć m.in. finansowe oszczędności. I chociaż inwestycja w system cyfrowy wiąże się z pewnymi początkowymi kosztami oraz wydatkami na jej obsługę, to oszczędności pojawiają się w czasie pracy przeznaczonej na obsługę dokumentów, redukcji kosztów związanych z drukowaniem i archiwizowaniem papierowych dokumentów oraz lepszej ochronie wrażliwych danych, które są bezpieczniejsze w cyfrowej chmurze niż fizycznym archiwum.
A im większa flota pojazdów, tym różnice w jakości pracy i oszczędnościach czasowo-finansowych są bardziej i szybciej zauważalne.
Jak jednak wygląda cyfrowa dokumentacja floty w praktyce?
Jedna aplikacja do zarządzania dokumentami floty pojazdów
Cyfrowa dokumentacja to coś więcej niż tylko przejście z papieru na ekran smartfona. To zupełnie nowa jakość pracy. Za pomocą jednej aplikacji możesz m.in.:
- wystawiać e-protokoły pojazdu – zarówno samodzielnie, jak i zlecić to podpiętym do systemu kierowcom,
- dokonać ocen zewnętrznego i wewnętrznego stanu samochodu – wystarczy wgrać kilka zdjęć, które można automatycznie zaciągać w przypadku kolejnych zleceń lub uzupełniać o nowe dane,
- sprawdzać odczyty eksploatacyjne – w tym zużycie paliwa, przebiegi, awarie, a monitoring jest dostępny w czasie rzeczywistym,
- sprawniej zarządzać terminarzem przeglądów, wygasających polis i umów – a możliwość wprowadzania własnych notatek czy przygotowywania szkiców wiadomości, które później są automatycznie wysyłane do kierowców/administratorów, przyspiesza cały proces,
- obsługiwać kilka spółek jednocześnie – co może być istotne dla zewnętrznych managerów zarządzających flotą lub firm działających w różnych lokalizacjach.
Co istotne, cyfryzacja pozwoli Ci zachować pełen profesjonalizm, zapewniając m.in. elektroniczne podpisy i możliwość wgrania własnego logotypu, który pojawi się na generowanych dokumentach.
Jak przejść z tradycyjnej dokumentacji na cyfrowe zarządzanie flotą pojazdów?
Wbrew pozorom przejście na cyfrową dokumentację floty nie jest zadaniem skomplikowanym, chociaż wymaga pewnych przygotowań.
Najważniejszy jest wybór odpowiedniego oprogramowania, które najlepiej odpowie na potrzeby Twojej firmy.
Dla niektórych najważniejszym aspektem mogą być rozbudowane funkcje analityczne i możliwość wyciągania danych oraz przedstawianie ich w raportach, dla innych z kolei uproszczenie wszystkich żmudnych procedur czy wręcz bezproblemowe przekazanie części obowiązków innym (np. kierowcom).
Taka wewnętrzna analiza jest wartościowa, ale musi być zweryfikowana w praktyce, dlatego drugim krokiem jest testowanie oprogramowania. Warto sięgnąć po cyfrowe narzędzia, które oferują możliwość sprawdzenia ich w codziennej pracy – np. w Navifleet oferujemy 60-dniowy bezpłatny okres próbny!
Na koniec sprawdź wszystkie funkcje na niewielkiej grupie pojazdów, aby zapoznać się z mechanizmami wybranego systemu cyfrowego i zobacz, jak działa on w odniesieniu do Twojej floty pojazdów i Twoich potrzeb.
Podsumowanie – cyfrowa dokumentacja floty pojazdów
Cyfrowa dokumentacja floty to realne oszczędności, porządek i wygoda, bo zarządzanie pojazdami bez papieru oznacza mniej błędów, lepszą komunikację i oszczędność czasu – tak cennego w biznesie – oraz pieniędzy.
Jeśli zastanawiasz się, czy warto, to najlepiej przetestować takie rozwiązanie w praktyce.
Z Navifleet masz możliwość 2-miesięcznego, bezpłatnego i niezobowiązującego korzystania z aplikacji, aby poznać w praktyce jej wszystkie funkcje i zobaczyć, w jaki sposób mogą się one przyczynić do usprawnienia pracy w Twojej firmie.
Sprawdź więc, jak działają nowoczesne rozwiązania dla flot i pożegnaj sterty papierów.
