Karty paliwowe znacznie ułatwiają organizację w firmach, w szczególności zajmujących się działalnością transportową. Umożliwiają realizowanie bezgotówkowo płatności za usługi i produkty oferowane przez stacje benzynowe oraz bezgotówkowe dokonywanie opłat drogowych. To wygodne rozwiązanie nie tylko dla osób zarządzających przedsiębiorstwem, ale również dla pracowników, którzy jeżdżą firmowymi pojazdami. Jak działa karta paliwowa i co warto o niej wiedzieć?
Spis treści
Karta paliwowa – co to jest
Karta paliwowa wygląda podobnie do standardowej karty płatniczej. Inaczej nazywana bywa kartą flotową. Karty paliwowe wydawane są przez sieci stacji benzynowych oraz operatorów międzynarodowych. Karty są przeznaczone wyłącznie dla firm oraz instytucji i są wydawane na wniosek. Nie są dedykowane dla klientów indywidualnych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Wydanie karty flotowej najczęściej odbywa się bezpłatnie lub za symboliczną opłatą. Karty pozwalają na dokonywanie płatności za paliwo i inne usługi bez użycia gotówki.
Poza paliwem kartą paliwową można często płacić za:
- inne produkty na stacjach benzynowych (np. płyny eksploatacyjne),
- usługę myjni,
- parkingi strzeżone,
- przejazdy płatnymi odcinkami autostrad,
- przeprawy promowe,
- usługi serwisowe.
Karta paliwowa – jak działa
Karta paliwowa może być przypisana do pojazdu o określonym wskazanym numerze rejestracyjnym, do danej osoby (karta wystawiona na konkretne imię i nazwisko) bądź może być wystawiona na okaziciela. Kierowca, kupując paliwo, okazuje na stacji kartę oraz podaje dane firmy. Właściciel przedsiębiorstwa ma stały wgląd w system elektroniczny, który zapisuje dane dotyczące płatności kartą flotową. Opłaty firma dokonuje co określony czas na podstawie wystawianych faktur zbiorczych. Istnieje również możliwość wyposażenia pracowników w karty paliwowe prepaid, które są nadpłacone do określonej kwoty i działają na podobnej zasadzie jak telefony komórkowe na kartę.
Takie rozwiązanie jest niezwykle przydatne w firmach zajmujących się szeroko rozumianą logistyką, między innymi: giełda transportowa aut, przewoźnicy czy także mniejsze firmy, które chcą zapanować nad kosztami paliwowymi swojej floty.
Więcej o giełdzie transportowej samochodów dowiesz się w artykule Jak działa giełda do transportu aut? w którym opisano zalety korzystania z tego rodzaju giełdy
Korzyści związane z kartą paliwową
Korzystanie z karty flotowej wiąże się z szeregiem korzyści. Pozwala uniknąć konieczności pobierania pojedynczych faktur przy każdym tankowaniu. Znacznie ułatwia to rozliczenia i zmniejsza koszty obsługi księgowej. Karty paliwowe umożliwiają właścicielowi firmy lub osobom odpowiadającym za zarządzanie bieżącą kontrolę wydatków ponoszonych na paliwo. Są również dużym ułatwieniem dla pracowników, którzy nie muszą pilnować rozliczeń gotówkowych bądź opłat firmową kartą płatniczą. Bonusem są również rabaty cenowe, które w skali firmy mogą generować realne oszczędności na paliwie. Korzystają na nich w szczególności firmy, które dysponują dużą flotą i tankują w skali każdego miesiąca znaczne ilości paliwa.
Limity kart flotowych
Istnieje możliwość ustanowienia na karcie flotowej określonych limitów. Mogą one dotyczyć górnej granicy kwoty, którą w danym czasie można wydać na paliwo, dokonując płatności przy pomocy karty. Właściciel firmy może również odgórnie wskazać przedział godzin, w których pracownicy są uprawieni do płacenia kartą. W przypadku niektórych kart koncerny nakładają limit pojazdów, które mogą korzystać z jednej karty.
Jaka karta paliwowa dla małej firmy
W przypadku małej firmy jednym z najważniejszych kryteriów jest próg dotyczący ilości tankowanego paliwa. Nie może być on większy niż potrzeby prowadzonej działalności. Uważa się, że dla małych firm wymagania w zakresie ilości tankowanego miesięcznie paliwa nie powinny wynosić więcej niż 400 l. Każdy przedsiębiorca powinien jednak samodzielnie skalkulować swoje zapotrzebowanie. Kalkulacja taka pomoże w wyborze, jaka karta paliwowa będzie dla danej firmy najlepiej dopasowana.
Oferta rynkowa w zakresie kart paliwowych
Z dostępnym na rynku kart paliwowych najpopularniejsze są:
- DKV Euroservice,
- UTA,
- Eurowag,
- Routex,
- euroShell,
- E100,
- Flotex Polska,
- Motyl,
- PKN Orlen,
- Lotos,
- Circle K,
- MOYA firma,
- BP.
Mikroflota
Jedną z najpopularniejszych w Polsce kart paliwowych jest Mikroflota obsługiwana przez PKN Orlen. Jej dużą zaletą jest brak minimalnych limitów comiesięcznych zakupów paliwa. Wszystkich uczestników programu obejmuje automatyczny miesięczny limit 9000 zł na wszystkie samochody w firmie. Zbiorcze fakturowanie obejmuje wystawianie e-faktury co dwa tygodnie. Poza paliwem Mikroflota służyć może do opłacania parkowania za pomocą telefonu w ramach usługi mobiParking oraz dokonywania płatności za autostrady. Zarówno zapisanie firmy do programu, jak i jego bieżąca obsługa, odbywa się w aplikacji online.
Biznestank
Karta Biznestank podobnie jak Mikroflota wydawana jest w celu ułatwienia przedsiębiorstwom korzystania z placówek sieci PKN Orlen. Przeznaczona jest dla klientów, którzy tankują mnie mniej niż 500 litrów paliwa na miesiąc. Kiedy zatem zastanawiamy się, którą kartę flotową wybrać – Biznestank czy Mikroflota – to właśnie miesięczne zapotrzebowanie na paliwo powinno być podstawowym kryterium decyzji. Karta flotowa Biznestank umożliwia korzystanie z atrakcyjnych rabatów przy tankowaniu. Częstotliwość wystawiania faktur oraz forma ich odbioru podlegają ustaleniu. Dodatkowym udogodnieniem jest, że płatności za paliwo mogą odbywać się w formie mobilnej bez wchodzenia na stację i podchodzenia do kasy. Uczestnikom programu przysługują korzystne upusty na usługę myjni automatycznej oraz odkurzania.
Na co zwracać uwagę przy wyborze karty paliwowej – podsumowanie
Decydując się na wybór karty flotowej dla swojej firmy, trzeba brać pod uwagę:
- czy karta działa tylko w Polsce,
- czy również za granicą;
- jaka jest dostępność stacji benzynowych, na których można korzystać z karty i czy pokrywa się z najczęściej realizowanymi trasami;
- czy obowiązują wymogi w zakresie minimalnego miesięcznego tankowania paliwa;
- czy karta umożliwia elastyczność w zakresie rozliczeń;
- za jakie produkty poza paliwem i jakie usługi można płacić kartą;
- czy jest limit liczby samochodów, które mogą być obsługiwane przy pomocy jednej karty;
- jakie rabaty przysługują na podstawie karty;
- czy korzystanie z karty wiąże się z jakimiś opłatami dodatkowymi.
